Tugas dan fungsi PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) di sekolah adalah mengelola informasi dan dokumentasi serta memastikan ketersediaan informasi kepada pihak yang berkepentingan. Berikut adalah beberapa tugas dan fungsi PPID Sekolah:
- Mengelola Dokumen: PPID bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengarsipkan, dan menjaga dokumen-dokumen penting yang terkait dengan aktivitas sekolah. Ini termasuk rencana pelajaran, kebijakan sekolah, catatan siswa, dan dokumen administratif lainnya.
- Memberikan Akses Informasi: Salah satu fungsi utama PPID adalah memberikan akses kepada pihak yang memerlukan informasi. Ini bisa melibatkan guru, siswa, orang tua siswa, staf sekolah, atau pihak eksternal yang berkepentingan.
- Mengelola Permintaan Informasi: PPID harus menerima permintaan informasi dari pihak yang berkepentingan dan meresponsnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Mereka juga harus memastikan bahwa informasi yang diminta sesuai dengan ketentuan privasi dan hukum yang berlaku.
- Transparansi: Salah satu tujuan utama PPID adalah meningkatkan transparansi dalam pengelolaan informasi sekolah. Mereka harus memastikan bahwa informasi yang relevan tersedia untuk publik dan dapat diakses dengan mudah.
- Pengembangan Sistem Informasi: PPID dapat mengembangkan sistem informasi atau basis data untuk mempermudah pengelolaan informasi sekolah. Ini membantu dalam penyimpanan dan pencarian informasi yang lebih efisien.
- Pelaporan dan Dokumentasi: PPID biasanya bertanggung jawab untuk membuat dan menyajikan laporan tentang kegiatan sekolah kepada pihak yang berwenang atau pihak yang berkepentingan, seperti dinas pendidikan setempat atau orang tua siswa.
- Pemeliharaan Kepatuhan Hukum: PPID harus memastikan bahwa semua kegiatan mereka sejalan dengan peraturan dan hukum yang berlaku terkait dengan penyimpanan, pengelolaan, dan pengungkapan informasi.
- Pendidikan dan Pelatihan: PPID dapat memberikan pelatihan kepada staf sekolah tentang kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan pengelolaan informasi dan dokumentasi.
- Pengawasan Keamanan Informasi: Melindungi informasi pribadi dan rahasia adalah tanggung jawab PPID. Mereka harus menjaga keamanan dokumen dan data penting sekolah.
- Pengarsipan dan Pemusnahan: PPID harus mengelola pengarsipan dokumen yang tidak lagi diperlukan dan memastikan pemusnahan dokumen sesuai dengan kebijakan dan hukum yang berlaku.
Tugas dan fungsi PPID Sekolah sangat penting dalam menjaga kelancaran operasi sekolah, menjaga transparansi, dan memastikan akses yang tepat terhadap informasi penting dalam konteks pendidikan.